Danas se sve više komunicira preko e-mailova.
Koristimo mailove da ispričamo nešto prijateljima, klijentima,
profesorima na fakultetu ili srednjoj, šefu ili zaposlenicima i sl. Tko
god bio primatelj vašeg maila on mora biti napisan vješto. Kada dobro
napišete mail bolje je razumljiv, više čitljiv, privlačiniji drugima i
sl. Time si štedite vrijeme, ali i zarađujete povjerenje i poštovanje od
drugih tj. primatelja maila.
Odgovarajte na mailove što prije.
Sve više i više ljudi komuniciraju preko maila. Čak i kada su blizu
jedni drugima. Istraživanja pokazuju da oko 30% ljudi koji šalju mailove
tj. klijenata očekuju odgovor unutar 6 sati, a oko 60% očekuje odgovor
unutar 24 sata. Ista istraživanja pokazuju da ne odgovaranje na mailove
na vrijeme u 50% slučajeva rezultira stvaranjem negativnog mišljenja o
kompaniji.
Naučite pisati Email.
Loše napisan email će dovesti do toga da ćete mailove morati pisati
ponovno da bi bili bolji, pa ponovno, pa ponovno što rezultira ogromnim
zauzećem vašeg dragocjenog vremena. Također mogu dovesti i do skupljeg
načina komuniciranja, telefonom što govori da su vaši klijenti ljuti što
im šaljete mailove koje ne razumiju.
Evo nekoliko jednostavnih savjeta kako dobro napisati mail:
1. Dizajnirajte vaš mail tako da je lako čitljiv na ekranu. Ne pišite
mail sa dugačkim rečenicama. Svaki red u mailu mora biti kratak.
Najidealnije je pisati 6-7 riječi u svakom redu..
2. Neka vaš tekst na naslovom bude razuman i privlačan,a ne kao da je
robotski tipa “Odgovor na vaš upit” i sl. I pobrinite se da ne izgleda
kao spam.
3. Pišite jednu temu po jednom odlomku. Između svakog odlomka
ostavite prazan red, da je lakše uočljivo gdje završavaja odlomak i gdje
počinje novi.
4. Budite kratki. Pokušajte u što manje riječi objasniti ono što
želite. Kada se govori o mailova tada vrijedi ona izreka”manje je više”.
5. Koristite jednostavne, lako razumljive rečenice. Pišite kao da taj
mail šaljete mlađim uzrastima, pogotovo ako kreirate mailove koji će se
slati automatski. Jer neznate koliko je obrazovana, koje je dobi te
koliko dobro poznaje jezik osoba koja prima mail.
6. Nemojte biti nagli i oštri. Ako je vaš klijent nezadovoljan vašim
uslugama prihvatite ili je kod vas našao neku pogrešku to njegovo
stajalište te jasno recite da ćete popraviti situaciju.
7. Kada odgovarate odgovorite na sva postaljena pitanja. Djelomičan
odgovor, pogotovo ako odgovorite nakon dužeg vremena, može naljutiti
vašeg kontatka i to daje vašoj kompaniji izgled neozbiljnosti i nemara.
8. Jasno kažite koje akcije ćete poduzeti sljedeće i kada čitatelj može očekivati sljedeći kontakt od vas.
9. Ne pišite ili ne pitajte neke osnovne informacije o kontaktu ako
se toga samo donekle sjećate iz glave, pogotovo ako je ista informacija
uključena u originalni primljeni mail od kontakta. Iako zvuči malo čudno
da se takva pogreška dogodi, začudili bi se koliko puta ljudi naprave
tako očite pogreške u mailu. Primjer, sigurno vam nebi bilo ugodno kada
bi nekoga tko se zove Marko, nazvali Petar.
10. Ne dajte vašem kontaktu odgovore tipa da potraži odgovor na vašoj
stranici. U većini slučajeva taj kontakt je već bio na vašoj stranici i
nije uspio naći odgovre na pitanja kojaga zanimaju. Ako baš želite da
se vrati na stranicu, dajte mu direktan link do informacije koju je
tražio.